El control horario o registro de jornada laboral

Desde que entró en vigor el Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, las empresas tienen la obligación de llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores.

Si tienes dudas en relación a este tema, en este artículo te explicaremos los principales aspectos a tener en cuenta sobre el control horario en las empresas.

¿Qué es el control horario o registro de jornada laboral?

El control horario o registro de jornada laboral es una obligación impuesta en el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, por la que la empresa tiene que garantizar el registro diario de jornada que incluya el horario concreto en que comienza y finaliza la jornada laboral. Ello no obsta a la flexibilidad horaria que también contempla esta misma ley.

Por lo tanto, las empresas están obligadas a controlar cuándo empieza y termina de trabajar cada trabajador, y por lo tanto, cuánto tiempo dura su jornada de trabajo.

¿A qué trabajadores se les aplica el control horario?

Esta medida se aplica a todos los trabajadores por cuenta ajena, sin diferencia alguna por razón de sector de actividad, categoría o grupo profesional o empresa. Incluso a aquellos que tienen flexibilidad horaria o los que teletrabajan.

No obstante, hay que tener en cuenta que:

• En las relaciones laborales de carácter especial hay que atenerse a lo establecido en sus respectivas normativas específicas.
• Hay trabajadores que cuentan con un régimen específico o particular en lo que al registro de jornada se refiere. Por ejemplo, los trabajadores a tiempo parcial, en el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores.

¿Qué medios se pueden utilizar para controlar la jornada laboral?

Se admite cualquier sistema o medio, en soporte papel o telemático, que sea apto para este fin proporcionando la información de forma fiable y que no se pueda modificar ni manipular ni por parte del trabajador ni por la del empresario.

En todo caso, los medios empleados deben respetar la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y garantía de los derechos digitales.

Los sistemas que se pueden utilizar para el control de la jornada laboral son los siguientes:

• Máquinas de fichar que utilizan tarjetas con chips, un código QR o un PIN que tiene que introducirse en un terminal fijo.
• Introducción de los datos manualmente en una hoja de cálculo de Excel.
• Un GPS instalado en los móviles de empresa, cuidando especialmente de cuidar la normativa de Protección de Datos.
• Sistemas de reconocimiento de huellas dactilares, reconocimiento de voz o escaneo de retina.
• Fichar de forma digital en una aplicación (móvil o de escritorio) o en una página web.
• Software de control horario instalado en ordenadores en la empresa o en la nube.

¿Cómo se deciden qué sistemas utilizar para el registro horario?

Esta es una decisión que se toma en la negociación colectiva o en acuerdos de empresa.

¿Las empresas pueden establecer sistemas propios de registro de jornada de forma unilateral?

Sí, pueden hacerlo igualmente en el marco de la negociación colectiva o en acuerdos de empresa.

¿Las horas extraordinarias también tienen que ser registradas?

Sí, las horas extraordinarias que realice el trabajador también están sometidas a registro. Sin embargo, su registro es independiente del de la jornada laboral.

Ahora bien, las horas extraordinarias que obedecen a situaciones de fuerza mayor no están sometidas a registro, por su propia naturaleza.

¿Los registros de la jornada laboral tienen que ser entregados a los trabajadores?

No existe obligación de entregar la información de estos registros a los trabajadores, pero sí de que estos puedan acceder a los mismos, al igual que sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

¿Qué ocurre si la empresa no respeta la obligación de registrar la jornada laboral?

El hecho de no llevar un registro de la jornada laboral de los trabajadores es considerado una infracción grave, que la Inspección del Trabajo y Seguridad Social puede sancionar con multas que van desde los 626 hasta los 6.250 euros, cuantía que aumentará en caso de que el empresario reincida en esta conducta.

Cuando no haya ausencia de registro propiamente dicho pero este se incumpla por un elemento de forma, la multa será de 60 a 625 euros.